Accès aux documents administratifs

 

Les modalités de communication des documents administratifs

Les principes des modalités d’exercice du droit d’accès aux documents administratifs sont fixés par l'article 4 de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978  portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal.

"L’accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction".

Les modalités pratiques d'exercice du droit d'accès sont laissées au choix du demandeur
La formulation par écrit d'une demande est recommandée, mais elle ne peut pas être exigée. Aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit cette obligation et l'administration n'a donc pas à contraindre le demandeur à cette formalité. Le demandeur n'a pas à faire état d'une qualité particulière, ni à préciser les motifs de sa demande ou à justifier d'un quelconque intérêt pour agir.
Une demande tendant à la communication systématique de documents s'analyse comme une demande d'abonnement, irrecevable au regard de la loi du 17 juillet 1978 qui ne prévoit que la communication des documents administratifs existants. En outre, une demande de restitution d'un document ou de délivrance d'une copie certifiée conforme sont étrangères au champ d'application de la loi.
C'est en principe au demandeur que revient le choix du mode de communication. Cela suppose qu'il ait identifié convenablement le document qu'il souhaite, qu'il ait formulé clairement et précisément sa demande et qu'il ait indiqué dans quelles conditions il souhaite que s'effectue la communication. L'article 4 de la loi prévoit 3 modes d'accès aux documents administratifs : la consultation gratuite sur place ; la reproduction aux frais de la personne qui les sollicite et l'envoi par courrier électronique et sans frais. Toutefois, le choix revient à l’administration si le demandeur n'a pas précisé le mode souhaité.

La prise de photographie n'est ni prévue ni exclue par les textes :  s'agissant de la question de l'utilisation d'un appareil photographique par les demandeurs, à l'occasion de la consultation sur place des documents, la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (C.A.D.A.) considère qu'une telle faculté n'est ni prévue, ni exclue par la loi du 17 juillet 1978. L'administration n'est donc pas tenue d'y faire droit, mais la C.A.D.A. recommande à l'administration d'apprécier selon les circonstances telles que l'état du document ou l'absence d'autres moyens de reproduction.

L’administration peut aménager l'accès aux documents administratifs
La liberté de choix du demandeur s’exerce dans la limite des possibilités techniques de l’administration. Le demandeur ne peut pas exiger la délivrance d’une copie sur un support ou dans un format différent de celui utilisé par l’administration, ou incompatible avec celui-ci.
Le mode de communication choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document : dans certains cas, la consultation est préférable à la copie ou au contraire, la consultation risque d'endommager le document.
En cas de demande de simple consultation, l’administration peut définir des horaires d'accès ou organiser des rendez-vous entre ses services et les demandeurs.
Lorsque la demande porte sur un nombre de documents particulièrement important, l’administration est en droit de proposer une consultation sur place suivie de la délivrance de photocopies des éléments qui auront été sélectionnés à cette occasion. De même, l’administration a la possibilité d'étaler dans le temps la communication, afin qu'elle reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Cette communication doit cependant respecter le délai d'un mois au-delà duquel le silence gardé par l'administration vaut refus tacite de communication.

Demandes abusives :  l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 prévoit que « l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique ».  Une demande est abusive lorsqu’elle a manifestement pour objet de perturber le fonctionnement du service public. La C.A.D.A. apprécie le caractère abusif des demandes au cas par cas, et non en considération du demandeur, selon des critères tels que : leur nombre et le volume de documents demandés ; leur caractère répétitif et systématique ; la volonté de mettre l’administration dans l’impossibilité matérielle de les traiter ; la possibilité qu’a eu le demandeur d’accéder au document dans le passé ; l’existence d’un contexte tendu voire de contentieux entre le demandeur et l’administration saisie ; le refus de ce dernier de payer les frais qui lui ont été demandés. La C.A.D.A. recommande la recherche d’une solution négociée entre le demandeur et l’administration, plutôt que d’opposer le caractère abusif de la demande. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives.

Les précautions prises par l'administration ne doivent pas entraver la liberté d'accès. La circonstance d'un contexte contentieux, ou qu'une procédure soit engagée devant les tribunaux, ne suffit pas à justifier un refus de communication. Par ailleurs, le fait que des informations publiques puissent être réutilisées, notamment quand elles sont fournies sous forme numérique, est sans incidence sur le droit de communication sous cette forme. Dans ce cas, la C.A.D.A. invite l'administration à rappeler au demandeur les règles applicables en matière de réutilisation. Toutefois, la communication des documents peut être bloquée ou différée, si certaines conditions posées à cette communication ne sont pas remplies, comme l'obligation du demandeur de fournir des justificatifs - mandat, pièce d'identité... - notamment pour l'accès à des données à caractère personnel.

Le coût de reproduction peut être mis à la charge du demandeur
L'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005  relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques précise que « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ».

Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté du Premier ministre du 1er octobre 2001 :
> 0,18 € la page en format A4
> 1,83 € pour une disquette
> 2,75 € pour un cédérom

Le demandeur doit être avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé.

Si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction adaptés pour satisfaire une demande de communication d'un document, elle peut aussi recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de copies. Dès lors, il lui appartient de faire établir au préalable, un devis auprès d'une société équipée de ces moyens et d'en faire connaître le montant au demandeur. Si le demandeur accepte la somme à payer et fait parvenir à l’administration le règlement correspondant avant travaux, celle-ci a l'obligation de les faire effectuer en son nom et de les lui adresser.

L’absence de régie de recettes permettant d'encaisser le paiement de ces frais ne peut pas être invoquée pour faire obstacle à la délivrance de copies. La C.A.D.A. rappelle qu'il appartient à l'administration, en ce cas, de délivrer gratuitement les copies des documents administratifs demandés, en application de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978.

La Personne responsable de l’accès aux documents administratifs
Les directions et services préfectoraux et déconcentrés de l’État placés sous l’autorité du Préfet de la zone de défense Nord, de la région Nord - Pas-de-Calais et du département du Nord sont directement chargés d’assurer l’information du public et de traiter les demandes d’accès aux documents administratifs et de licence de réutilisation des informations publiques.

Si vous souhaitez accéder à un document administratif précis, qu’il s’agisse par exemple : de votre dossier fiscal, de votre dossier médical, d’un courrier détenu par l’administration, etc…, vous êtes tout d’abord, invité à vous rapprocher du service qui le détient.
En cas de difficulté à obtenir un document ou à réutiliser des informations publiques, vous pouvez contacter la « personne responsable de l’accès aux documents administratifs et des questions relatives à la réutilisation des informations publiques » désignée par arrêté préfectoral du 21 décembre 2007, publié au recueil des actes administratifs n°2 du 14 janvier 2008. Ledit recueil est accessible sur ce site, via la rubrique « Publications ».

Coordonnées :
Madame Isabelle GRUBER
Préfecture du Nord
Direction des finances, des ressources humaines et des moyens - Service juridique
12, rue Jean Sans Peur - CS 20003 - 59039 Lille cedex
Tél. : 03.20.30.52.42 - Fax : 03.20.30.52.88
Courriel : isabelle.gruber@nord.pref.gouv.fr

Rôle :
La personne responsable de l’accès aux documents administratifs est chargée de :
> Veiller à l’instruction des demandes d’accès aux documents administratifs et de la réutilisation des informations publiques,
> Assurer la liaison entre le Préfet et la Commission d’accès aux documents administratifs (C.A.D.A.).
Elle est le référent à saisir en cas de difficultés rencontrées dans l’accès aux documents administratifs ou en matière de réutilisation d’informations publiques.

Si la personne responsable de l’accès aux documents administratifs réceptionne des demandes d’accès aux documents administratifs et de licence de réutilisation des informations publiques, elle n’est pas chargée de répondre à la place des services préfectoraux ou des services déconcentrés de l’État  qui continuent d’assurer leur rôle d’information et de satisfaction du public.

Textes de référence :
> Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978  modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal,
> Ordonnance n° 2005-650 du 6 juin 2005  relative à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques,
> Décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005  relatif à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques.

Pour en savoir plus :
> site de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA)
> site de la Documentation française
> site de Legifrance
> site de Service public

 

Infos démarches

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Consultez service-public.fr  ou appelez le 3939 (0,06 euro/minute en moyenne, du lundi au vendredi de 8h30 à 19h00).