Manifestations sportives

 

Informations générales

Le déroulement d’une manifestation sportive est soumis, selon sa nature, à déclaration ou autorisation auprès des services préfectoraux compétents.
Pour déterminer la nature de la manifestation que vous souhaitez organiser, reportez-vous à la partie «nature de la manifestation» décrite ci-après.

Où déposer votre dossier ?

Que la manifestation sportive soit soumise à autorisation ou à déclaration, l'organisateur doit déposer un dossier complet (formulaires réglementaires en bas de page)  :

> à la préfecture de Lille  : si la manifestation se déroule dans le seul arrondissement de Lille ou sur plusieurs arrondissements.
> à la sous-préfecture territorialement compétente  si la manifestation se déroule dans le seul arrondissement d'Avesnes-sur-Helpe , de Cambrai , de Douai , de Dunkerque , de Valenciennes .

Nature de la manifestation :
> soumise à déclaration (1)
> soumise à autorisation (2)

1) Votre manifestation sportive est sous le régime de la DÉCLARATION si :

> elle ne comporte pas de classement fondé sur la vitesse ou l’endurance
ou
> elle consiste en une manifestation prévoyant la circulation groupée de plus de 75 piétons, de plus de 50 cyclistes ou autres véhicules ou engins non motorisés et de plus de 25 chevaux ou autres animaux
ou
> elle consiste en une concentration rassemblant moins de 200 automobiles ou de 400 motos (y compris les véhicules d’accompagnement).

Rappel  : Les participants devront se conformer strictement aux dispositions du code de la route et des arrêtés municipaux réglementant la circulation dans les villes traversées.

Vous devez adresser ou déposer au(x) service(s) préfectoral(aux) compétent(s) au plus tard :

> 1 mois  avant la date de la manifestation, s'il s’agit de manifestations pédestres et cyclistes,
> 2 mois  avant la manifestation, s'il s’agit de manifestation comportant la participation de véhicules terrestres à moteur,
> un dossier comprenant les pièces suivantes :
- les nom, prénom et coordonnées de l’organisateur,
- la date et les horaires auxquels se déroule la manifestation,
- la nature et les modalités d’organisation de la manifestation, notamment son programme et son règlement,
- dans le cas où l’itinéraire est imposé aux participants, un plan des voies empruntées sur lequel figureront les points de rassemblements ou de contrôle préalablement définis (à joindre),
- le nombre maximal de participants à la manifestation ainsi que, le cas échéant, le nombre de véhicules d’accompagnement,
- le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers,
- une attestation de police d’assurance souscrite par l’organisateur de la manifestation, qui doit être présentée à l’autorité administrative au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation.

Les services préfectoraux vous délivreront un récépissé de déclaration avant la manifestation. Le fait d’obtenir ce récépissé de déclaration ne vous exonère pas de solliciter une autorisation de passage pour tout espace public ou privé traversé et de respecter leurs prescriptions éventuelles.

2) Votre manifestation sportive est sous le régime de l’AUTORISATION si  :

> elle donne lieu à un classement fondé sur la vitesse ou l’endurance,
ou
> elle consiste en une concentration rassemblant plus de 200 automobiles ou de 400 motos,
ou
> il s’agit d’un regroupement de véhicules terrestres à moteur visant à présenter un sport mécanique sous ses différentes formes (démonstrations, course, exhibition…).

Elle présente le caractère d’une compétition et est alors soumise à autorisation préfectorale après consultation de l’ensemble des services de l’État et des collectivités territoriales concernés.

Vous devez adresser ou déposer au(x) service(s) préfectoral(aux) compétent(s), au plus tard trois mois(*) avant  la manifestation un dossier comprenant les pièces suivantes :

(*)  délai réduit à 2 mois lorsque la manifestation ne se déroule que dans un seul département et qu’elle ne comporte pas la participation de véhicules terrestres à moteur,
(*)  délai réduit à 2 mois si la manifestation a lieu sur un circuit homologué.

Pour une épreuve cycliste et/ou pédestre (ne comportant pas la participation de véhicules terrestres à moteur) : (retrouvez les formulaires réglementaires en bas de page)

> une lettre de demande détaillée comportant notamment le plan de l’épreuve avec indication du parcours, des routes et des voies empruntées, des localités traversées, des horaires de passage,
> les nom, prénom et coordonnées de l’organisateur,
> le nombre de participants,
> le nombre approximatif de spectateurs attendus,
> la nature et les modalités d’organisation de la manifestation, notamment son règlement particulier, tel qu’il résulte des règles techniques et de sécurité mentionnées à l’article R.331-7 du code du sport,
> l’avis de la fédération délégataire concernée ou à défaut d’avis rendu, la preuve de l’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, de la demande d’avis déposée auprès de celle-ci, dans les conditions prévues à l’article R.331-9-1 du code du sport,
> l’engagement de l’organisateur de prendre à sa charge les frais du service d’ordre exceptionnel mis éventuellement en place à l’occasion du déroulement de l’épreuve,
> une attestation de police d’assurance souscrite par l’organisateur de la manifestation qui couvre sa responsabilité civile, celle des participants à la manifestation et à toute personne nommément désignée par l’organisateur qui prête son concours à l’organisateur de celle-ci. Cette attestation de police d’assurance doit être présentée à l’autorité administrative au plus tard 6 jours francs avant le début de la manifestation. Le non-respect de ce délai entraîne le refus d’autorisation par l’autorité administrative compétente.
> la liste de signaleurs comportant nom, prénom et n° de permis de conduire ainsi que leurs emplacements,
> le plan d’organisation de l’aide médicale ou des secours.

Pour une manifestation comportant la participation de véhicules terrestre à moteur  : (retrouvez les formulaires réglementaires en bas de page)

> une lettre de demande détaillée comportant notamment la date et les horaires auxquels se déroule cette manifestation, accompagnée d’un document précisant ses caractéristiques,
> les nom, prénom et coordonnées de l’organisateur,
> le règlement particulier applicable à ladite manifestation,
> le plan détaillé des voies et des parcours empruntés et/ou un plan de masse si la manifestation se déroule sur un circuit,
> le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers :
- attestation de présence de secouristes habilités,
- attestation de présence effective de 2 ambulances agréées par les services de l' A.R.S.,
- attestation de présence effective d’un médecin,
- copie de l’information faite auprès des hôpitaux les plus proches et du SAMUService d'aide médicale urgente ,
- notice descriptive du terrain, de la piste et de tous les aménagements prévus pour la protection du public et des concurrents,
- plan à l’échelle concrétisant les renseignements de la notice,
- plan de situation,
- itinéraires d’évacuation en cas d’accident.
> le nombre maximal de participants,
> le nombre approximatif de spectateurs attendus,
> les nom et qualité de la personne désignée comme « organisateur technique » par l’organisateur de la manifestation,
> la nature et les modalités d’organisation de la manifestation, notamment son règlement particulier, tel qu’il résulte des règles techniques et de sécurité mentionnées à l’article R.331-7 du code du sport,
> l’avis de la fédération délégataire concernée ou à défaut d’avis rendu, la preuve de l’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, de la demande d’avis déposée auprès de celle-ci, dans les conditions prévues à l’article R.331-9-1 du code du sport,
> l’engagement de l’organisateur de prendre à sa charge les frais du service d’ordre exceptionnel mis éventuellement en place à l’occasion du déroulement de l’épreuve,
> une attestation de police d’assurance souscrite par l’organisateur de la manifestation qui couvre sa responsabilité civile, celle des participants à la manifestation et à toute personne nommément désignée par l’organisateur qui prête son concours à l’organisateur de celle-ci. Cette attestation de police d’assurance doit être présentée à l’autorité administrative au plus tard 6 jours francs avant le début de la manifestation. Le non-respect de ce délai entraîne le refus d’autorisation par l’autorité administrative compétente.

REMARQUES IMPORTANTES :

Avant de vous délivrer une autorisation, nos services consultent l’ensemble des instances concernées, ceci afin de recueillir leurs éventuelles observations.

Les services préfectoraux qui instruisent votre dossier ont besoin de vous joindre rapidement notamment en cas de :
> pièce manquante,
> changement d’itinéraire,
> travaux sur les voies empruntées par la manifestation,
> dégradation des conditions de circulation suite à événement météorologique, (inondation, coulée de boue..).

Par conséquent, nous vous invitons à mentionner sur votre dossier les coordonnées des personnes responsables de l’organisation de la manifestation (téléphone privé, professionnel, mobile, adresse, mél, télécopie).

Pour faciliter le traitement de votre dossier, et quelle que soit la nature de l’épreuve que vous souhaitez organiser, veuillez prévoir un nombre suffisant d’exemplaires de votre dossier (soit 3 dossiers + un exemplaire par commune traversée).

Formulaires nécessaires à la constitution des dossiers :

déclaration d'organisation d'une manifestation sportive non motorisée sur une voie ouverte à la circulation publique, sans classement final des participants :

> CERFA 13447*03 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,10 Mb

demande d'homologation d'un circuit :

> CERFA 13389*03 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,12 Mb

déclaration d'organisation d'une concentration de véhicules terrestres à moteur sur une voie ouverte à la circulation publique :

> CERFA 13390*03 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,12 Mb

demande d'autorisation pour l'organisation d'un événement sur une voie ouverte à la circulation publique, un circuit, un terrain ou un parcours :

> CERFA 13391*03 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,11 Mb

Cliquez ici pour retrouver les coordonnées de la préfecture et des sous-préfectures

 
 

Infos démarches

Vous recherchez une information administrative ?

Consultez service-public.fr  ou appelez le 3939 (0,06 euro/minute en moyenne, du lundi au vendredi de 8h30 à 19h00).