Manifestations sportives

 

Informations générales

Le déroulement d’une manifestation sportive est soumis, selon sa nature, à déclaration ou autorisation auprès des services préfectoraux compétents.
Pour déterminer la nature de la manifestation que vous souhaitez organiser, reportez-vous à la partie «nature de la manifestation» décrite ci-après.

Où déposer votre dossier ?

Que la manifestation sportive soit soumise à autorisation ou à déclaration, l'organisateur doit déposer un dossier complet (formulaires réglementaires en bas de page) :

> à la préfecture de Lille : si la manifestation se déroule dans le seul arrondissement de Lille ou sur plusieurs arrondissements.
> à la sous-préfecture territorialement compétente si la manifestation se déroule dans le seul arrondissement d'Avesnes-sur-Helpe, de Cambrai, de Douai, de Dunkerque, de Valenciennes.
> à la mairie de la commune concernée : si la manifestation ne comporte pas de véhicules terrestres à moteur et se déroule sur le territoire d’une seule commune.

Vous devez adresser ou déposer votre dossier au(x) service(s) préfectoral(aux) compétent(s) au plus tard :

> 1 mois avant la date de la manifestation, s’il s’agit d’une manifestation sans véhicules terrestres à moteur et sans classement, sans chronométrage et sans horaire fixée à l’avance ;
> 2 mois avant la date de la manifestation, s’il s’agit d’une manifestation sans véhicules terrestres à moteur avec classement, chronométrage ou horaire fixé à l’avance et se déroulant sur le territoire d’un seul département ;
>3 mois avant la date de la manifestation, s’il s’agit d’une manifestation sans véhicules terrestres à moteur avec classement, chronométrage ou horaire fixé à l’avance et se déroulant sur le territoire de plusieurs départements ou s’il s’agit d’une manifestation sportive avec véhicules terrestres à moteur.

Nature de la manifestation :
> soumise à déclaration (1)
> soumise à autorisation (2)

1) Votre manifestation sportive est sous le régime de la DÉCLARATION dans les cas suivants :
- elle consiste en une manifestation sur la voie publique, sans véhicules terrestres à moteur, sans classement ni chronométrage et de plus de 100 participants ;

- elle consiste en une manifestation sur la voie publique, sans véhicules terrestres à moteur et comporte un classement ou un chronométrage ;

- elle consiste en une concentration rassemblant plus de 50 véhicules sur la voie publique ;

- elle consiste en une manifestation sportive avec véhicule terrestre à moteur (VTM) sur un circuit permanent homologué.

Rappel : Les participants devront se conformer strictement aux dispositions du code de la route et des arrêtés municipaux réglementant la circulation dans les villes traversées.

La composition du dossier

Pour une épreuve ne comportant pas la participation de véhicules terrestres à moteur : (retrouvez les formulaires réglementaires en bas de page)

a) contenu du dossier d’une manifestation sans classement ni chronométrage

1° Les nom, adresse postale et électronique et coordonnées de l’organisateur et, le cas échéant, du
coordonnateur chargé de la sécurité ;
2° L’intitulé de la manifestation, la date, le lieu et les horaires auxquels elle se déroule ;
3° La discipline sportive concernée et les modalités d’organisation de la manifestation dont le programme et le règlement précisant si le départ et la circulation des participants sont groupés ;
4° Un itinéraire détaillé incluant le plan des voies empruntées ainsi que la liste de ces voies, sur lequel figurent, le cas échéant, les points de rassemblement ou de contrôle préalablement définis et la plage horaire de passage estimée. Ces éléments sont fournis pour chaque parcours composant la manifestation ;
5° Le nombre maximal de participants de la manifestation ainsi que, le cas échéant, le nombre de véhicules d’accompagnement. Ces éléments sont fournis pour chaque parcours composant la manifestation ;
6° Les dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers ;
7° L’attestation de police d’assurance souscrite par l’organisateur de la manifestation ou, à défaut, une déclaration sur l’honneur engageant l’organisateur à fournir cette attestation à l’autorité administrative au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation.
Par dérogation au 4°, les disciplines sportives pour lesquelles l’itinéraire des participants ne peut être défini à l’avance, telles que la course d’orientation, un plan de l’aire d’évolution des participants est transmis en lieu et place ainsi que la liste des voies susceptibles d’être empruntées
 

b) contenu du dossier d’une manifestation avec classement ou chronométrage

Le dossier est constitué des pièces mentionnées au 1) et est complété par les éléments suivants :
1° Le règlement de la manifestation, tel qu’il résulte des règles techniques et de sécurité mentionnées à l’article R. 331-7 ;
2° Le cas échéant, l’avis de la fédération délégataire concernée dans les conditions prévues à l’article R. 331-9 ou, à défaut, la saisine de la fédération ;
3° Le nombre approximatif de spectateurs attendus pour la manifestation ;
4° Les dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers prévues par les règles techniques et de sécurité de la fédération délégataire ;
5° Le régime en matière de circulation publique demandé pour la manifestation sur le fondement de
l’article R. 411-30 du code de la route et en adéquation avec les règles techniques et de sécurité de la fédération délégataire ;
6° Les arrêtés pris par les autorités administratives compétentes pour définir le régime de circulation de la manifestation ou, à défaut, les arrêtés qui auront pu être recueillis au plus tard trois semaines avant la date de la manifestation ;
7° La liste des personnes assurant les fonctions de signaleur dans les conditions prévues à l’article R. 411-31 du code de la route. Cette liste comprend le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance du signaleur ainsi que le numéro de son permis de conduire. Elle est fournie au plus tard trois semaines avant la date de la manifestation.
A noter : sont dispensés de produire l’avis de la fédération délégataire concernée ou à défaut la saisine de la fédération (en application de l’article R. 331-9 du code du sport) :
1° Les organisateurs membres de la fédération sportive délégataire compétente dès lors que la
manifestation est inscrite au calendrier mentionné au 1° de l’article R. 131-26 ;
2° Les fédérations sportives agréées ou un de ses membres dès lors qu’il existe dans la discipline faisant l’objet de la manifestation la convention mentionnée à l’article R. 331-9. Cette convention doit être jointe au dossier.

Pour une concentration de véhicules terrestres à moteur ou une manifestation de véhicules terrestres à moteur se déroulant sur les voies ouvertes à la circulation publique ou sur un circuit permanent homologué : (retrouvez les formulaires réglementaires en bas de page)

a) les pièces communes à ces deux cas

1° Les nom, adresse postale et électronique et coordonnées de l’organisateur et, le cas échéant, de la
personne désignée comme organisateur technique ;
2° L’intitulé de la concentration, la date et les horaires auxquels elle se déroule ;
3° Les modalités d’organisation de la concentration, notamment son règlement particulier conforme aux dispositions prévues par les règles techniques et de sécurité de la fédération délégataire ;
4° Le nombre approximatif de personnes attendues sur les points de rassemblement ;
5° Une attestation de police d’assurance, conforme aux dispositions de des articles L. 331-10 et R. 331-30, souscrite par l’organisateur de la concentration ou, à défaut, une déclaration sur l’honneur
engageant l’organisateur à fournir cette attestation à l’autorité administrative au plus tard six jours
francs avant le début de la concentration.
 

b) les pièces spécifiques aux concentrations sur les voies ouvertes à la circulation publique

1° Un plan détaillé incluant les voies empruntées ainsi que la liste de ces voies. Ces éléments sont fournis pour chaque itinéraire composant la concentration. Le plan des voies empruntées fait apparaître les points de rassemblement ou de passage préalablement définis ;
2° Le nombre maximal de véhicules qui participent à cette concentration ainsi que le nombre de véhicules d’accompagnement ;
3° Le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers ainsi que les mesures prises par l’organisateur pour garantir la tranquillité publique pendant toute la durée de cette concentration ;
 

c) les pièces spécifiques aux manifestations sur un circuit permanent homologué

1° Le cas échéant, l’avis de la fédération délégataire concernée dans les conditions prévues à l’article R. 331-22-1 ou, à défaut, la saisine de la fédération.

A noter : Sont dispensés de produire l’avis de la fédération délégataire concernée ou, à défaut, la saisine de la fédération (en application de l’article R. 331-22-1 du code du sport) :
1° Les organisateurs membres de la fédération sportive délégataire compétente dès lors que la
manifestation est inscrite au calendrier mentionné au 1° de l’article R. 131-26 ;
2° Les fédérations sportives agréées, leurs organes régionaux ou départementaux et leurs membres, dès lors qu’il existe dans la discipline faisant l’objet de la manifestation la convention mentionnée à l’article R. 331-22-1. Cette convention doit être jointe au dossier.
 

Le récépissé :

Les services préfectoraux vous délivreront un récépissé de déclaration avant la manifestation. Le fait d’obtenir ce récépissé de déclaration ne vous exonère pas de solliciter une autorisation de passage pour tout espace public ou privé traversé et de respecter leurs prescriptions éventuelles.

2) Votre manifestation sportive est sous le régime de l’AUTORISATION dans les cas suivants :

- il s’agit d’une manifestation avec véhicules terrestres à moteur organisée sur les voies ouvertes à la circulation ou dans les lieux non ouverts à la circulation publique ;

- il s’agit d’une manifestation avec véhicules terrestres à moteur sur des circuits non permanents ;

- il s’agit d’une manifestation sur un circuit homologué, mais dans une discipline différente de celle prévue par l’homologation, sur un terrain ou un parcours tracé sur une partie d’un circuit permanent, pour les besoins de la manifestation.

La composition du dossier pour une manifestation sportive organisée sur la voie publique ou un circuit non permanent et comportant la participation de véhicules à moteur (retrouvez les formulaires réglementaires en bas de page)

1° Les nom, adresse postale et électronique et coordonnées de l’organisateur et de la personne désignée comme organisateur technique ;
2° L’intitulé de la manifestation, la date, le lieu et les horaires auxquels elle se déroule accompagnés
d’un document spécifique précisant la discipline concernée et la nature de la manifestation et ses
caractéristiques ;
3° Les modalités d’organisation de la manifestation, notamment son règlement particulier conforme aux règles techniques et de sécurité mentionnées à l’article R. 331-19 ;
4° Le recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers ainsi que les mesures prises par l’organisateur pour garantir la tranquillité publique pendant toute la durée de la manifestation ;
5° Les plans détaillés des zones réservées aux spectateurs pour les manifestations se déroulant sur un circuit non permanent, terrain ou parcours ;
6° Le nombre maximal de spectateurs attendus lors de cette manifestation ;
7° Le nombre maximal de véhicules qui participent à cette manifestation ainsi que le nombre de
véhicules d’accompagnement ;
8° Une attestation de police d’assurance, conforme aux dispositions des articles L. 331-10 et R. 331-30, souscrite par l’organisateur de la manifestation ou à défaut une déclaration sur l’honneur engageant l’organisateur à fournir cette attestation à l’autorité administrative au plus tard six jours francs avant le début de la manifestation ;
9° En fonction de la nature de la manifestation le ou les éléments suivants :
a) Un plan masse du terrain ou du circuit non permanent utilisé y compris s’il s’agit d’une manifestation se déroulant, en tout ou partie, sur un circuit permanent dont l’homologation ne prévoit pas cette utilisation ;
b) Un plan détaillé incluant les voies empruntées ainsi que la liste de ces voies pour chaque parcours ou parcours de liaison composant la manifestation.
L’organisateur technique est chargé de s’assurer que les règles techniques et de sécurité prescrites par l’autorité administrative compétente après avis de la commission départementale de la sécurité routière sont respectées.

Attention : Si l’itinéraire de la manifestation prévoit un ou plusieurs parcours de liaison au sens de
l’article R. 331-18 du code du sport, le dossier de demande d’autorisation comprend également la liste des participants comportant leur nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de permis de conduire, nationalité et adresse de domicile ainsi que le numéro d’inscription de leur véhicule délivré par l’organisateur. Cette liste doit être présentée à l’autorité préfectorale au moins six jours francs avant le début de la manifestation.
L’organisateur doit veiller à ce que le numéro d’inscription attribué soit reporté sur le véhicule
correspondant, de manière clairement lisible et visible, à l’avant et à l’arrière pour les véhicules de
catégorie M, à l’arrière ou sur un dossard porté par le conducteur pour les véhicules de catégorie L, au sens de l’article R. 311-1 du code de la route.
A défaut du respect de l’ensemble des dispositions définies par le présent alinéa, la dérogation prévue à l’article R. 411-29 du même code n’est pas applicable.
Attention également : Lorsque qu’une demande d’autorisation porte sur une manifestation se déroulant sur des terrains ou des parcours fermés de manière permanente à la circulation publique et non soumis à la procédure prévue à l’article L. 421-2 du code de l’urbanisme, le dossier de demande d’autorisation comprend également un formulaire, complétant l’évaluation des incidences Natura 2000 prévues en application de l’article R. 414-19 du code de l’environnement, décrivant les impacts de la manifestation sur l’environnement ainsi que les mesures proposées dès lors que le budget de la manifestation dépasse 100 000 €. Les mesures préventives et correctives sont à la charge de l’organisateur et sont prescrites par le préfet territorialement compétent. Le formulaire reprend le modèle figurant à l’annexe III-21-2 du code du sport.
 

REMARQUES IMPORTANTES :

Avant de vous délivrer une autorisation, nos services consultent l’ensemble des instances concernées, afin de recueillir leurs éventuelles observations.

Les services préfectoraux qui instruisent votre dossier ont besoin de vous joindre rapidement, notamment en cas de :
> pièce manquante,
> changement d’itinéraire,
> travaux sur les voies empruntées par la manifestation,
> dégradation des conditions de circulation suite à événement météorologique, (inondation, coulée de boue, etc.).

Par conséquent, nous vous invitons à mentionner sur votre dossier les coordonnées des personnes responsables de l’organisation de la manifestation (téléphone privé, professionnel, mobile, adresse, mél, télécopie).

Pour faciliter le traitement de votre dossier, et quelle que soit la nature de l’épreuve que vous souhaitez organiser, veuillez prévoir un nombre suffisant d’exemplaires de votre dossier (soit 3 dossiers + un exemplaire par commune traversée).

Formulaires nécessaires à la constitution des dossiers :

Déclaration d'organisation d'une manifestation sportive non motorisée sur une voie ouverte à la circulation publique, sans classement final des participants :

> sans classement et / ou sans chronométrage final des participants : CERFA 15825*01 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,51 Mb

> avec classement final et / ou chronométrage des participants : CERFA 15824*01 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,54 Mb

 Déclaration des manifestations de cyclisme qui se déroulent sur une voie publique ou ouverte à la circulation :

> sans classement et / ou sans chronométrage final des participants : CERFA 15826*01 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,52 Mb

> avec classement final et / ou chronométrage des participants : CERFA 15827*01 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,57 Mb

Déclaration des manifestations sportives sur circuit permanent homologué

> CERFA 15862*01 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,07 Mb

Demande d'homologation d'un circuit :

> CERFA 15849*01 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,44 Mb

Déclaration d'organisation d'une concentration de véhicules terrestres à moteur sur une voie ouverte à la circulation publique :

> CERFA 15848*01 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,43 Mb

Demande d'autorisation de manifestation comportant la participation de véhicules terrestres à moteur sur une voie ouverte à la circulation publique, un circuit, un terrain ou un parcours :

> CERFA 15847*01 - format : PDF sauvegarder le fichiersauvegarder le fichier - 0,37 Mb

Cliquez ici pour retrouver les coordonnées de la préfecture et des sous-préfectures

 

Infos démarches

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Consultez service-public.fr ou appelez le 3939 (0,06 euro/minute en moyenne, du lundi au vendredi de 8h30 à 19h00).